• Un process robuste et fiable, conforme aux meilleurs standards déontologiques de la Profession
  • Les étapes détaillées de l’Analyse des Résolutions aux Assemblées Générales
  • Les étapes détaillées de l’après-saison des Assemblées Générales

Un process robuste et fiable, conforme aux meilleurs standards déontologiques de la Profession

Les atouts liés à l’expérience

Créée en 1995, Proxinvest bénéficie d’une expérience longue, atout indispensable dans les domaines d’analyse de la Gouvernance des sociétés cotées, où il est important de maîtriser l’historique des acteurs et des contextes.

Une Agence de Conseil en Vote régulée et à l’avant-garde des meilleures pratiques

En tant qu’Agence de Conseil en Vote, Proxinvest est régulée dans le cadre de la Loi Pacte en France et placée sous l’autorité de l’AMF. Proxinvest fait partie du groupe de travail des « Best Practice Principles for Shareholder Voting Research » qui a rédigé un code de bonne conduite pour les sociétés de conseil de vote.

L’organisation de la collecte des données :

– du Bulletin des Annonces Légales Obligatoires (BALO)

– des documents mis à la disposition des actionnaires par les sociétés émettrices : principalement le rapport annuel, document de référence et la brochure de convocation à l’assemblée générale. Ils sont souvent complétés par des communiqués de presse, des informations réglementées, des documents visés par l’AMF, etc…

– des sites boursiers de place

  • Les partenaires de l’ECGS utilisent de la même façon les documents officiels mis à la disposition des actionnaires par les entités légales et les sociétés émettrices (« proxy materials »).

  • Aucune donnée n’est sous-traitée, l’analyste étant responsable de sa collecte, ce qui évite des erreurs d’interprétation lors de l’analyse et assure une cohérence au sein de l’étude. Il n’y a donc pas de saisie de données qui serait opérée dans des pays à faible coût de mains-d’œuvre ce qui altérerait la qualité des données par un manque de compréhension des spécificités locales.

  • Les documents utilisés pour l’obtention des données sont enregistrés sur le serveur de Proxinvest. Ils sont classés par société et par Assemblée Générale. Ils sont annotés (« bookmarqués ») par les analystes afin d’être en mesure de retrouver la donnée le plus rapidement possible.

L’organisation de l’Analyse Proxinvest :

  • Selon le principe des « quatre yeux », un analyste bénéficie d’une supervision et donc n’est jamais seul sur une étude d’Assemblée Générale.

  • Une personne est dédiée à la coordination de la recherche sur les assemblées générales françaises, une autre sur les Assemblées Générales étrangères. Leur rôle est de veiller à la bonne application des politiques de vote de Proxinvest et à la cohérence des études d’une Assemblée Générale à l’autre.

  • Lors de la saison des Assemblées Générales, des analystes périodiques viennent renforcer l’équipe d’analystes permanents. Leur contribution est systématiquement et exhaustivement vérifiée par un analyste senior (données et analyses).

  • Les sociétés du CAC 40 sont systématiquement relues, amendées, enrichies et validées par le Directeur Général de Proxinvest tout comme les Assemblées Générales comportant des résolutions externes d’actionnaires ou de salariés.

  • Par ailleurs, à l’issue de la saison des Assemblées Générales, les données utilisées en matière de rémunération sont systématiquement vérifiées une seconde fois avant d’être réutilisées pour des travaux de synthèse. Les autres données font l’objet d’une vérification par échantillonnage et les données les plus éloignées des moyennes sont également systématiquement revues.

  • Enfin un dialogue régulier hors saison des Assemblées Générales avec entreprises et clients investisseurs permet de discuter entre autres sujets de la question de la fiabilité des analyses. La fiabilité est généralement obtenue par une écoute attentive et l’envie de satisfaire ses clients.

Plan de secours et de continuité d’activité

La société dispose d’un plan de secours et de continuité d’activité qui repose sur des « back up » des systèmes et serveurs, à la fois sur disques durs externes non hébergés dans les locaux, sur serveur dédié non hébergé dans les locaux et sur dépôt des logiciels et de la procédure de réinstallation auprès de la société tiers de confiance LOGITAS. Des locaux dédiés seraient mis à disposition chez la société PHLPARISFRANCE.

Les étapes détaillées de l’Analyse des Résolutions aux Assemblées Générales

Définition d’un périmètre de couverture « cœur » et extension possible à la demande

  • Proxinvest effectue systématiquement des études (« Lettres Conseil ») sur les assemblées générales tenues par les 250 sociétés inclues dans l’indice CAC All-Tradable ayant les capitalisations boursières flottantes les plus élevées et s’engage par ailleurs à couvrir toute société cotée si le client en fait la demande au moins trente jours avant la date de l’Assemblée Générale. Ce délai est requis afin de pouvoir être en possession des documents nécessaires à la réalisation de l’étude.

  • De la même façon, l’ECGS effectue systématiquement des études (« Proxy Reports ») sur les Assemblées Générales tenues par les sociétés incluses dans le MSCI® Europe, le FTSE EuroFirst 300 et s’engage par ailleurs à couvrir toute société cotée dans le monde si le client en fait la demande au moins trente jours avant la date de l’Assemblée Générale. Ce délai est requis afin de pouvoir être en possession des documents nécessaires à la réalisation de l’étude.

Ordre du jour résumé de l’Assemblée Générale

  • Une personne au sein de Proxinvest est chargée de suivre les convocations des Assemblées Générales des sociétés cotées qui sont publiées au Bulletin des Annonces Légales et Officielles trois fois par semaine. Ce travail est systématiquement vérifié par la Responsable de la recherche France.

  • A partir d’un logiciel propriétaire développé depuis la création de Proxinvest, un analyste rédige un résumé de l’ordre du jour en effectuant une classification des résolutions en différents types (la classification Proxinvest comprend 122 types) qui sont affectés eux-mêmes aux critères définis par l’AMF. Les caractéristiques discriminantes de la résolution sont ainsi résumées. Ce type de travail comporte une part de jugement d’expert francophone puisque le résumé doit expliciter le sens juridique et financier de la décision proposée aux actionnaires.

  • Un travail similaire est effectué pour les sociétés étrangères à partir des « proxy materials » mis en ligne par les sociétés concernées. Les Proxy Reports ECGS sont systématiquement relus par le Responsable de la recherche Européenne d’ECGS.

Analyse de chaque résolution proposée

– Présentation de la société (activité, données financières et boursières)

– Structure actionnariale

– Gouvernance de la société (conseil et comités)

– Rémunération des membres du conseil et des dirigeants

– Commissaires aux comptes

La saisie des données par l’analyste qui rédigera également la Lettre Conseil évite des erreurs d’interprétation, surtout lorsque celles-ci doivent être retraitées et assure une cohérence au sein de l’étude.

  • Les données servent à l’analyse des résolutions qui constitue la seconde partie de la Lettre Conseil puisqu’elles vont constituer les critères – ou permettre d’évaluer les critères – nécessaires à l’analyste pour rédiger son analyse et émettre une recommandation de vote. En effet, à chaque type de résolution sont associés des critères que doit prendre en compte l’analyste appliquant la « Politique de vote Proxinvest ».

  • Pour prendre sa décision, l’analyste bénéficie dans son travail de l’historique de la base de données de Proxinvest puisque le logiciel comporte les données et les analyses des années précédentes.

  • L’analyste dispose des rapports de synthèse de Proxinvest portant notamment sur les Assemblées Générales et les Rémunérations des dirigeants ainsi que d’autres documents de gouvernance (Codes de Gouvernance Afep/Medef et MiddleNext, Rapports de synthèse de l’AMF et du HCGE, Code du Commerce…).

  • L’analyste peut contacter à tout moment l’émetteur afin de vérifier ou compléter ses données ou analyses et pour obtenir tout éclaircissement qu’il estime nécessaire.

  • Dans le cas de situations nouvelles ou ambigües où une recommandation ne se dégage pas aisément, l’analyste peut convoquer une réunion de l’ensemble des analystes afin de prendre une décision concertée et afin de s’assurer, si des cas similaires se présentent de nouveau, d’une approche identique à l’avenir.

  • La Responsable de la recherche France veille à la bonne application de la Politique de vote de Proxinvest et à la cohérence des études. Les études portant sur les sociétés du CAC 40 sont systématiquement relues par le Directeur Général de Proxinvest.

  • Un travail similaire est effectué pour les sociétés étrangères par les analystes de l’ECGS à partir de « Voting guidelines » qui font l’objet de mises à jour annuelles et qui prennent en compte les particularités locales.

L’application en sur-mesure des Politiques de Vote des clients

  • Proxinvest dédie une partie de son équipe au suivi sur-mesure de la Politique de vote spécifique des clients qui ont souscrit à cette prestation.

  • L’application manuelle des Politiques de Vote des clients nécessite en amont l’identification d’une part des principes communs à la Politique de Vote de Proxinvest pour lesquels les recommandations dans le cadre de la Lettre Conseil pourront être utilisées.

  • Elle nécessite d’autre part l’identification des principes spécifiques à la Politique de Vote du client, pour lesquels des analyses (en amont si besoin des collectes de données) complémentaires sont menées, afin de produire les recommandations spécifiques.

  • Le suivi sur-mesure de la Politique de Vote spécifique des clients est systématiquement révisé par le Directeur Général.

Les étapes détaillées de l’après-Saison des Assemblées Générales

Bilan de la campagne de vote

  • A partir des multiples données enrichies lors de la saison des assemblées générales et des résultats de vote collectées à l’issue de celle-ci, Proxinvest bénéficie d’une importante base de données qui lui permet de dresser une analyse approfondie des comportements des émetteurs et des actionnaires et de mettre en avant les tendances qui se dégagent. Ces données servent notamment à la rédaction de deux ouvrages complets intitulés respectivement « Assemblées générales et Activisme actionnarial » pour l’ensemble des sociétés couvertes par Proxinvest et « La Rémunération des Dirigeants des sociétés cotées françaises » pour les sociétés composant le SBF 120 (plus de 300 pages chacun).

  • Un travail similaire est effectué pour les sociétés étrangères par les analystes de l’ECGS à partir de l’utilisation d’une base de données commune.

Retour d’expérience de nos équipes d’analystes une fois la saison de vote terminée

En interne :

  • Une première réunion avec l’ensemble des analystes est organisée afin de centraliser toutes les remarques qui ont pu être collectées au cours de la saison des assemblées générales. En effet, les analystes doivent recenser tous les évènements notables auxquels ils ont pu être confrontés. Les analystes périodiques qui viennent renforcer l’équipe d’analystes permanents apportent un regard complémentaire. Les commentaires portent aussi bien sur les améliorations du logiciel propriétaire que sur les subtilités d’application de la Politique de Vote, les nouvelles pratiques des émetteurs, les modifications règlementaires, etc… Cette première réunion fait l’objet d’un compte rendu.

  • Sur la base dudit compte rendu, de nouvelles réunions ont lieu afin de permettre aux analystes de proposer des modifications de la politique de vote de Proxinvest. Elles permettent également de prendre en compte les changements règlementaires ou autres. Il en ressort des propositions qui peuvent être testées lors du séminaire annuel organisé par Proxinvest et qui seront proposées au Comité d’Orientation de Proxinvest (CODOR), organe consultatif qui s’exprime sur la Politique de Vote de Proxinvest et composé aussi bien d’investisseurs, d’émetteurs que de praticiens du droit et des questions de gouvernance (professeurs, avocats, etc…).

En externe :

  • Proxinvest réunit chaque année début octobre les investisseurs lors d’un séminaire basé sur des ateliers de travail dont les sujets ont été suggérés le plus souvent par les analystes de Proxinvest ou par les clients. Les analystes de Proxinvest y participent.

  • Proxinvest présente chaque année sa politique de vote aux émetteurs ainsi que lors d’une rencontre organisée par Middlenext. Par ailleurs, Proxinvest reçoit gracieusement les émetteurs qui en font la demande en amont de la saison des Assemblées Générales. Les échanges avec les émetteurs permettent de repérer les éléments distinctifs qui contribuent à la valeur ajoutée des analyses de Proxinvest.

Vous souhaitez échanger à propos de notre politique de vote ?

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