La contribution de l’AMF à la modernisation du vote des actionnaires

Le Collège  de l’AMF a annoncé le 24 octobre une adoption partielle du Rapport du groupe de travail de la Commission Consultative Epargnants   « Pour un vote transparent et effectif en assemblée générale à l’ère du numérique » adopté l’hiver dernier.

Il faut ici rendre hommage au  Président sortant de l’AMF, Gérard Rameix, qui a permis à la Commission Consultative Epargnants de travailler avec succès avec les services de l’AMF a ces 31 propositions de modernisation et d’assainissement des votes d’actionnaires en assemblée générale.  Il faut aussi saluer alors que l’on souhaite encourager par la  Directive Européenne Droit des actionnaires  l’engagement des investisseurs institutionnels et gestionnaires d’actifs (Point II.1),   la très bienvenue recommandation 17  de diviser par deux par voie législative les seuils d’initiative des actionnaires en assemblée générale (“résolutions externes”). Gérard Rameix a personnellement écrit au Ministre sur ce point majeur indispensable à un équilibrage des forces du marché.

Il reste que sur les 31 propositions instruites et juridiquement validées par les services de l’AMF, seulement 8 propositions ont été adoptées « sous réserve d’ajustements mineurs » …  Si le Collège de l’AMF se déclare incompétent sur la question clef de l’intégrité et du confort du vote électronique des actionnaires, les 15 propositions destinées à moderniser le vote par Internet ne sauraient passer à la trappe à l’heure de la “blockchain”.

C’est cette mise en cause du procédé actuel Votaccess qui se retrouve dans les propositions de la Commission Consultative des Epargnants ci-dessous, propositions qui ont été juridiquement validées par la direction juridique de l’AMF avant d’être rejetées par le Collège.  Ces propositions répondent aussi quelque peu à la Directive Droits des actionnaires notamment en ce qui concerne l’exercice facilité de leurs droits (Point I.3.1.) , la confirmation des votes enregistrés (Points I.3.2. et I.3.3.) , les frais non discriminatoires et proportionnés aux coûts (Point I.4.2.)  et pour faciliter la politique d’engagement demandée aux investisseurs institutionnels et gestionnaires d’actifs (Point II.1).

Nous passons ci dessous en revue ce qu’il subsiste de ce travail de qualité de la Commission Consultative et des services de l’AMF après le coup de rasoir du Collège.

 

SYNTHESE DES PROPOSITIONS du Rapport du groupe de travail de la Commission consultative Epargnants de l’AMF « Pour un vote transparent et effectif en assemblée générale à l’ère du  numérique ».

Le Collège a considéré en septembre 2017 que l’absence d’un consensus suffisant parmi les acteurs de la place ne lui permettait pas de reprendre à son compte plusieurs autres propositions du rapport ou de les approfondir utilement (2). Il s’agit des propositions n° 7, 8, 9, 10, 16, 17.2, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 26, 29 et 30.

 

Proposition n° 1 (adoptée)

 

Recommander aux émetteurs de conserver en libre accès, dans un espace dédié de leur site Internet, l’ensemble des informations relatives aux assemblées générales passées, au moins pour les trois dernières années.

 

 

Proposition n° 2  (adoptée)

 

Recommander qu’outre les informations devant figurer sur le site Internet des émetteurs dont les actions sont admises aux négociations sur un marché réglementé en application de l’article R. 225-73-1 du code de commerce, les informations suivantes soient également accessibles sur ce même site Internet, au moins pour les trois dernières années :

 

– le résultat des votes pour chacune des résolutions proposées ;

 

– une copie du procès-verbal officiel complet de l’assemblée générale ;

 

– les traductions en langues étrangères de l’ensemble des documents relatifs aux assemblées générales (si l’émetteur a procédé à de telles traductions) ;

 

– les captations vidéo ou audio de tout ou partie de l’assemblée générale (si l’émetteur a réalisé de tels enregistrements), étant précisé qu’en cas d’enregistrements partiels, l’émetteur devra indiquer que des parties ont été omises ; et

 

– une copie du procès-verbal de constat dressé, à la demande de l’émetteur, par tout huissier de justice officiant dans le cadre d’une assemblée générale (si l’émetteur a fait intervenir un tel huissier).

 

 

Proposition n° 3 (adoptée)

 

Recommander aux émetteurs d’améliorer la lisibilité et l’accessibilité des projets de résolutions, en adoptant une présentation pédagogique et en réduisant leur taille à ce qui est strictement nécessaire.

 

Recommander aux émetteurs d’améliorer la lisibilité et l’accessibilité de l’exposé des motifs relatif à chaque projet de résolutions, afin qu’il présente – de manière fidèle, pédagogique et en termes simples, clairs et compréhensibles pour un investisseur – le sens, les enjeux et la portée de la résolution proposée.

 

Lorsque des résolutions sont proposées par des actionnaires, recommander aux émetteurs de mettre en ligne – sur leur site Internet et sur la même page que l’exposé des motifs des projets de résolutions proposés par le conseil d’administration (ou le directoire, le cas échéant) – l’exposé des motifs de ces projets de résolutions.

 

Recommander aux émetteurs de proposer aux actionnaires des projets de résolutions séparés lorsqu’un projet de résolutions traite de plusieurs questions ou conventions significatives, susceptibles de donner lieu à des votes distincts.

 

 

Proposition n° 4 (adoptée)

 

Recommander aux émetteurs de mettre en ligne sur leur site Internet un formulaire type, à l’attention des actionnaires, de demande d’envoi de documents relatifs à l’assemblée générale (convocation, rapports, projet de résolutions…) en versions française et anglaise.

 

Recommander aux émetteurs et aux établissements teneurs de compte-conservateurs de faire leurs meilleurs efforts pour transmettre spontanément par e-mail aux actionnaires, et notamment aux non-résidents, la documentation relative à l’assemblée générale et les formulaires de votes correspondants, lorsqu’ils disposent de leurs adresses électroniques.

 

 

Proposition n° 5 (adoptée)

 

Rappeler aux émetteurs l’importance de la proposition n° 2 de la Recommandation AMF n° 2012-05, qui prévoit de « généraliser la pratique consistant pour l’émetteur à annoncer la date de l’assemblée de l’année N+1, voire de N+2, à l’issue de l’assemblée de l’année N et à publier cette date sur son site Internet dans la rubrique relative au calendrier de ses communications financières ».

 

Compléter la proposition n° 2 de la Recommandation AMF n° 2012-05 en recommandant aux émetteurs de publier également cette information sur leur site Internet dans la rubrique consacrée à leur assemblée générale.

 

Faire annuellement le bilan de la mise en œuvre de cette proposition dans le rapport annuel de l’AMF sur le gouvernement d’entreprise et la rémunération des dirigeants.

 

 

Proposition n° 6 (adoptée)

 

Rappeler aux émetteurs qu’aux termes des articles R. 225-90 et R. 225-92 du code de commerce, tout actionnaire a le droit de « prendre copie » de la liste des actionnaires et de la feuille de présence aux assemblées générales, et qu’ils ne sauraient limiter le plein exercice de ce droit.

 

 

 

 

Proposition n° 7 présentée par le rapport de la Commission consultative des Epargnants, visée par la Direction Juridique mais rejetée par le Collège de l’AMF

 

Modifier l’article R. 225-90 du code de commerce afin de compléter les informations devant figurer sur la liste des actionnaires établie 16 jours avant l’assemblée générale, en y faisant figurer en outre : 

 

– les adresses électroniques des actionnaires au nominatif dont l’émetteur a connaissance ; 

 

– l’identité des actionnaires non-résidents qui votent via un intermédiaire inscrit dont l’émetteur a connaissance (en tenant compte de la Proposition n°10) ;

 

– l’identité des actionnaires au porteur ayant procédé à une déclaration de franchissement de seuils légaux ou statutaires ; 

 

Rapport du groupe de travail de la Commission consultative Epargnants de l’AMF Pour un vote transparent et effectif en assemblée générale à l’ère du numérique 

 

 

– l’identité des actionnaires au porteur qui ont manifesté leur volonté de participer à l’assemblée générale en adressant à l’émetteur un formulaire de vote ou une procuration de vote ;

 

– les adresses électroniques des actionnaires au porteur qui ont manifesté auprès de l’émetteur leur volonté de participer à l’assemblée générale, dès lors que ces adresses électroniques sont connues de l’émetteur ; et

 

– les informations relatives aux opérations de cession temporaire portant sur des actions que l’émetteur doit « publier sur son site internet dans les meilleurs délais et, au plus tard, le jour ouvré suivant leur réception », en application des articles L. 225-126 du code de commerce et 223-38 du règlement général de l’AMF.

 

 

Proposition n° 8 (rejetée par le Collège) 

 

 Modifier l’article R. 225-90 du code de commerce afin que les émetteurs soient tenus de rendre accessible aux actionnaires qui en feraient la demande la liste des actionnaires la plus actualisée dont les émetteurs seraient en possession avant l’assemblée générale. Le droit de communication préalable permet à tout actionnaire d’avoir accès, dans les 15 jours précédant l’assemblée à la liste des actionnaires inscrits au nominatif ou actionnaires au porteur  (L 225-1163 et R 225-90 du Code de commerce)

 

 

 

Proposition n° 9 (rejetée par le Collège) 

 

 Modifier l’article R. 225-95 du code de commerce afin de compléter les informations figurant sur la feuille de présence des actionnaires consultable pendant trois ans à compter de l’assemblée générale, en y faisant figurer : 

 

– l’identité des actionnaires non-résidents qui ont voté via un intermédiaire inscrit dont l’émetteur a connaissance (en tenant compte de la Proposition n°10) ;

 

– l’adresse électronique des actionnaires dont l’émetteur a connaissance.

 

 

Proposition 10 (rejetée par le Collège) 

 

 Recommander aux émetteurs de demander, en amont des assemblées générales, aux « intermédiaires inscrits » de dévoiler l’identité des actionnaires non-résidents pour le compte desquels ils interviennent, et le nombre d’actions qu’ils détiennent. Afin d’assurer une connaissance approfondie de l’actionnariat sans pour autant accroître excessivement les formalités pour les émetteurs, cette demande devrait être systématiquement faite à tout intermédiaire inscrit : 

– au nominatif qui peut transmettre à l’émetteur des votes représentant plus de 1% des droits de vote de l’émetteur concerné ; 

– au porteur qui a transmis à l’émetteur, dans la perspective de la prochaine assemblée générale, des votes représentant plus de 1% des droits de vote de l’émetteur concerné.

 

 

 

Proposition n° 11 (en discussion)

 

Assurer une meilleure transparence du vote par procuration, en complétant l’article R. 225-79 du code de commerce afin de prévoir que :

 

– tout émetteur doit procéder à un horodatage des procurations qu’il reçoit dans le cadre des assemblées générales ;

 

– tout émetteur doit notifier, à un actionnaire dont la procuration a été rejetée, que son vote ne pourra être pris en compte ainsi que la raison de ce rejet. Une telle notification devrait être effectuée par voie électronique (e-mail) et dans les 48 heures suivant la réception par l’émetteur de la procuration rejetée. Le formulaire de vote standardisé devra, à cet effet, être complété afin de permettre de recueillir l’adresse électronique de l’actionnaire donnant procuration ;

 

– tout teneur de compte-conservateur qui n’a pas transmis à un émetteur une procuration reçue hors délais, doit notifier à l’actionnaire concerné que son vote ne pourra être pris en compte ainsi que la raison de ce rejet. Une telle notification devrait être effectuée par voie électronique (e-mail) et dans les 48 heures suivant la réception par le teneur de compte de la procuration rejetée.

 

Rappeler aux émetteurs qu’ils ne peuvent rejeter une procuration pour la seule raison que la mention du domicile du mandataire ne serait pas renseignée par le mandant.

 

Compléter également l’alinéa 1er de l’article R. 225-79 du code de commerce comme suit : « La désignation nominative du mandataire est accompagnée d’une mention distinctive précisant, au choix du mandant, son adresse professionnelle ou personnelle, son adresse électronique, son numéro de téléphone, sa date de naissance ou, le cas échéant, le nom de la personne morale qu’il représente ».

 

 

Proposition n° 12  (en discussion)

 

Assurer une meilleure transparence du vote par correspondance, en complétant l’article R. 225-77 du code de commerce afin de prévoir que :

 

– tout émetteur doit procéder à un horodatage des formulaires de vote qu’il reçoit dans le cadre des assemblées générales ;

 

– tout émetteur doit notifier, à un actionnaire dont le formulaire de vote a été rejeté, que son vote ne pourra être pris en compte ainsi que la raison de ce rejet. Une telle notification devrait être effectuée par voie électronique (e-mail) et dans les 48 heures suivant la réception par l’émetteur du formulaire de vote rejeté. Le formulaire de vote standardisé devra, à cet effet, être complété afin de permettre de recueillir l’adresse électronique de l’actionnaire votant à distance ;

 

– tout teneur de compte-conservateur qui n’a pas transmis à un émetteur un formulaire de vote en raison de sa réception hors délai, doit notifier à l’actionnaire concerné que son vote ne pourra être pris en compte ainsi que la raison de ce rejet. Une telle notification devrait être effectuée par voie électronique (e-mail) et dans les 48 heures suivant la réception par le teneur de compte du formulaire de vote rejeté ;

– tout teneur de compte-conservateur qui a reçu, avant une assemblée générale, des formulaires de vote hors délai soit tenu de transmettre à l’émetteur, au plus tard à la date de l’assemblée générale concernée, l’ensemble des formulaires de vote qu’il a reçu hors délai afin que l’émetteur puisse déterminer avec précision le nombre de votes rejetés.

 

 

 

Proposition n° 13 (en discussion)

 

Assurer une transparence accrue concernant le nombre de votes rejetés par les émetteurs, en complétant :

 

– l’article R. 225-95 du code de commerce qui définit le contenu de la feuille de présence, afin que « les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire » dont le vote a été rejeté par l’émetteur soient également mentionnés sur la feuille de présence ;

 

– l’article R. 225-95 du code de commerce qui définit le contenu de la feuille de présence, afin que les formulaires de vote par correspondance et les procurations qui ont été rejetés par l’émetteur soient annexés à la feuille de présence ;

 

– l’article R. 225-106-1 du code de commerce qui définit les informations devant être publiées par les émetteurs dans le cadre de l’annonce des résultats du vote, afin que le nombre et le pourcentage de votes rejetés par les émetteurs pour chaque résolution soient également rendus publics à cette occasion.

 

 

Proposition n° 14 (en discussion)

 

Etablir, en concertation avec les associations professionnelles concernées, les représentants des émetteurs et des actionnaires, un guide de bonne conduite de l’établissement centralisateur intervenant dans le cadre des assemblées générales. Ce guide de bonne conduite devrait notamment contenir des préconisations sur la gestion des conflits d’intérêts des établissements centralisateurs en assemblée générale, et prohiber toute transmission à l’émetteur – en amont de l’assemblée générale – d’informations, même partielles ou provisoires, sur le résultat anticipé des votes à distance et le nombre de procurations données au président.

 

 

 

Proposition n° 15  (en discussion)

 

Recommander aux émetteurs qui recourent aux services d’un huissier de justice dans le cadre de leurs assemblées générales d’étendre sa mission au contrôle et à la vérification :

 

– de tous les votes pris en compte pour déterminer le résultat du scrutin ; et

 

– de tous les votes rejetés par l’émetteur (en ce compris les formulaires de vote par correspondance et les procurations non pris en compte par l’émetteur).

 

 

Proposition n° 16 (rejetée par le Collège)

 

Rappeler aux émetteurs qu’ils ne peuvent retirer un projet de résolutions valablement inscrit à l’ordre du jour d’une assemblée générale sans respecter certaines conditions de forme, consistant notamment à faire délibérer préalablement le conseil d’administration et à soumettre à l’assemblée générale un « amendement de retrait » du projet de résolutions concerné.

 

 

 

Proposition n° 17 ( partiellement adoptée)

 

 Actualiser les seuils de détention requis pour inscrire des points et des projets de résolutions en assemblée générale, en les divisant par deux.  (adopté,  et présenté au ministre par le Président)

 

 Permettre à 100 actionnaires de proposer collectivement des projets de résolutions en assemblée générale. (rejetée par le Collège) 

 

 Aligner les seuils de détention requis de la part des associations d’actionnaires qui souhaitent déposer des projets de résolutions sur ceux, moins élevés, applicables aux actionnaires individuels. (adopté  et présenté au ministre par le Président)

 

 

 

 

Proposition n° 18 rejetée par le Collège

 

Supprimer la double condition prévue à l’article R. 225-73, II du code de commerce qui impose aux actionnaires de déposer leurs projets de résolutions au plus tard 20 jours après la date de publication de l’avis de réunion au BALO et 25 jours avant la date de l’assemblée, en supprimant ce délai de 20 jours (le délai imposant de déposer le projet de résolutions au plus tard le 25e jour qui précède la date de l’assemblée générale étant maintenu).

 

 

Proposition n° 19 adoptée

 

Recommander aux actionnaires qui inscrivent des projets de résolutions à l’ordre du jour d’une assemblée générale d’établir systématiquement un exposé des motifs ;

 

Recommander aux émetteurs de transmettre cet exposé des motifs aux actionnaires et de le faire figurer sur leur site Internet au même titre que les autres projets de résolutions ; et

 

Reconnaitre un droit de parole en assemblée générale à tout actionnaire qui a inscrit un projet de résolutions à l’ordre du jour afin de lui permettre de le présenter brièvement, avant le vote.

 

 

Proposition n° 20 rejetée par le Collège  (cf. point 1.3.2. et 1.3.3. de la Directive)

 

 

Recommander aux émetteurs d’adresser à tous les actionnaires qui en font la demande et qui ont communiqué leur adresse électronique, une confirmation – sous forme électronique – de la prise en compte de leur vote.

 

 

 

Proposition n° 21 rejetée par le Collège quoique en ligne avec l’exigence de l’article L  

 

 Permettre à chaque actionnaire qui en fait la demande de vérifier, pour ce qui le concerne et pendant une durée de trois mois au moins suivant une assemblée générale, la prise en compte de son vote et le sens de son vote. Une telle vérification devrait se faire soit par écrit (à la demande de l’actionnaire effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception), soit physiquement au siège de l’émetteur après une prise de rendez-vous. Si l’actionnaire a voté sur Internet via un site de vote à distance, cette vérification devrait pouvoir être effectuée, par l’actionnaire concerné, pendant une durée de trois mois au moins sur ce même site Internet.

 

 

Proposition n° 22  rejetée par le Collège 

 

 Recommander aux émetteurs de développer leurs propres plateformes de vote électronique sur leur site Internet, de façon à faciliter l’information des actionnaires en amont de l’assemblée générale, et l’exercice de leur vote à distance. 

 

 Recommander aux émetteurs, en particulier aux émetteurs de taille significative (CAC 40 et SBF 120), de développer des applications sur tablettes et smartphones permettant à leurs actionnaires :

 

– d’accéder à l’essentiel des informations concernant les émetteurs, et notamment aux documents relatifs à l’assemblée générale, ainsi qu’à l’information périodique et permanente ;

 

– d’être alertés en cas d’événements importants concernant l’émetteur, et notamment les avis de convocation à l’assemblée générale ; et   – de voter à distance et de remplir des procurations de vote.

 

 

Proposition n° 23  rejetée par le Collège

Recommander aux émetteurs de retransmettre « en direct » leurs assemblées générales sur Internet par diffusion en streaming ou par tout procédé de visioconférence accessible aux actionnaires.

 

Recommander aux émetteurs de permettre aux actionnaires de voter à distance et « en direct » lors des assemblées générales, conformément aux articles R. 225-97 et suivants du code de commerce.

 

Rapport du groupe de travail de la Commission consultative Epargnants de l’AMF Pour un vote transparent et effectif en assemblée générale à l’ère du numérique.

 

Proposition n° 24 rejetée par le Collège 

 

 Faciliter le recours aux procurations de vote en :

 

– recommandant aux émetteurs de mentionner sur leur site Internet consacré à l’assemblée générale le nom et l’adresse des personnes qui sollicitent des mandats de vote en vue de la prochaine assemblée générale, dès lors que ces personnes ont demandé à l’émetteur d’y figurer ;

 

– recommandant aux actionnaires qui donnent une procuration à un tiers (autre que le président de l’assemblée générale) de l’informer de la procuration qui lui est donnée ;

 

– recommandant aux émetteurs d’informer tout mandataire, en amont de l’assemblée générale, du nombre de procurations qu’il a reçues, en lui remettent une copie de ces mandats.

 

 

 

Proposition n° 25 (en discussion)

 

Recommander aux émetteurs de remettre, lors de l’assemblée générale, aux mandataires qui en font la demande plusieurs boitiers de vote ou à défaut, un boitier de vote et des formulaires de vote sous format papier.

 

 

Proposition n° 26 rejetée par le Collège 

 

Moderniser et adapter le formulaire de vote standardisé en :

 

– alignant la présentation du vote des résolutions proposées par le conseil d’administration (ou le directoire, le cas échéant) sur la présentation du vote des résolutions proposées par les actionnaires ;

 

– recommandant aux émetteurs d’adapter le nombre de cases à cocher au nombre de résolutions mises au vote lors de chaque assemblée ;

 

– mentionnant la possibilité pour l’actionnaire de voter, le cas échéant, via une plate-forme de vote électronique, et en mentionnant les références de cette plate-forme afin de permettre à l’actionnaire de s’y connecter ;

 

– ajoutant une case optionnelle permettant à l’actionnaire de solliciter une confirmation électronique par l’émetteur de la prise en compte de son vote et de recueillir à cet effet l’adresse électronique de l’actionnaire ; et

 

– ajoutant une mention recommandant au mandant d’informer sans délai le mandataire (autre que le président de l’assemblée générale) de la procuration qui lui est confiée.

 

 

Rapport du groupe de travail de la Commission consultative Epargnants de l’AMF Pour un vote transparent et effectif en assemblée générale à l’ère du numérique

 

 

Proposition n° 27 (en discussion, cf. point 1.3 de la Directive)

 

 

Sans préjudice du droit pour les émetteurs d’utiliser le formulaire de vote de leur choix, rappeler aux émetteurs qu’ils doivent prendre en compte tout vote exprimé via un formulaire de vote répondant aux exigences légales et réglementaires, a fortiori lorsqu’il est exprimé via le formulaire de vote standardisé conçu par l’ANSA et le CFONB.

 

 

 

Proposition n° 28 (en discussion, cf. point 1.4 de la Directive)

 

 Recommander aux teneurs de comptes-conservateurs de ne pas facturer aux actionnaires de frais spécifiques liés à l’exercice du vote ou à des formalités inhérentes à l’exercice du vote.

 

 Recommander aux teneurs de comptes-conservateurs de ne pas facturer des frais dissuadant les actionnaires au porteur de s’inscrire au nominatif.

 

 

Proposition n° 29 rejetée par le Collège 

 

Recommander aux émetteurs de mentionner sur leur site Internet, dans l’espace dédié aux assemblées générales, les noms et les coordonnées :

 

– des associations d’investisseurs (article L. 452-1 du code monétaire et financier) ;

 

– des associations d’actionnaires (article L. 225-120 du code de commerce) ; et

 

– des associations simples (dès lors, pour ces dernières, qu’elles représentent au moins 100 actionnaires de l’émetteur concerné) ;

 

qui en font, par écrit, la demande à l’émetteur concerné.

 

Engager une réflexion, en concertation avec le ministère de l’économie et des finances, concernant la possibilité de faire bénéficier les dons consentis à certaines associations de défense des actionnaires d’avantages fiscaux, comme cela est possible pour les dons faits aux associations reconnues d’utilité publique ou pour les dons consentis et les cotisations versées aux partis politiques, en application de l’article 200 du code général des impôts.

 

 

Proposition n° 30 rejetée par le Collège 

 

 Promouvoir un dialogue permanent entre l’émetteur et les actionnaires individuels, en recommandant aux émetteurs d’organiser, à intervalles réguliers, des réunions d’information et de débats, afin d’apporter des éléments d’information et de réponse aux questions des actionnaires, et d’échanger avec eux sur toute question intéressant l’émetteur.

 

 Recommander aux émetteurs de généraliser, en amont des assemblées générales, la pratique des réunions physiques ou des conference calls avec les actionnaires qui le souhaitent aux fins d’expliciter les projets de résolutions soumis au vote et de répondre à leurs demandes d’explication.

 

Proposition n° 31

 

Rappeler aux émetteurs leur obligation de répondre à l’ensemble des questions orales que les actionnaires souhaitent poser en assemblée générale, sauf en cas de questions redondantes ou d’abus caractérisé.

 

Rappeler aux émetteurs leur obligation d’impartialité dans le choix des actionnaires demandant la parole pour poser une question lors des assemblées générales.

 

 

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